Integrasi Excel dan Word: Mail Merge

 ketika berurusan dengan data yang banyak, dengan format yang sama tetapi isi data yang berbeda, akan jauh lebih efektif dan efisien menggunakan mail merge, masih belum terbayang? agar ada gambaran mari kita buat

Pastikan kita sudah memiliki satu set data di excel

Lalu buka aplikasi word, klik menu mailings, select recipients dan use existing list

Pilih data excel yang akan digunakan, klik ok

pilih sheet data yang digunakan klik ok

klik posisi kursor, pastikan tempatnya sudah benar

lakukan hal yang sama dengan data kelas, dan seterusnya

setelah semua datanya terisi dengan field, kita bisa melihat simulasi suratnya satu persatu dengan menekan tombol ini

dokumen dapat langsung di print atau diedit satu per satu halamannya, jika kita ingin mengedit satu per satu halamannya atau kita ingin simpan hasilnya menjadi 1 file word yang terdiri atas banyak surat, dapat dengan cara mengeklik tombol ini

kita bisa pilih semua data atau hanya data tertentu, jika ingin menampilkan semua kita bisa mengeklik all, lalu klik OK, jika ingin halaman yang sedang ditampilkan, pilih current record, jika ingin menampilkan mulai dari halaman tertentu ke halaman tertentu, pilih from, lalu di kotak pertama, masukan angka mulai dari data ke berapa, lalu di kotak putih kedua, pilih halaman terakhir yang ingin di tampilkan. Kita ingin coba menampilkan semua, jadi kita pilih All.

surat sudah jadi, tinggal disesuaikan sesuai dengan keinginan, atau bisa langsung disimpan untuk diedit di lain waktu.

Continue reading Integrasi Excel dan Word: Mail Merge

Integrasi Excel dan Word: Hyperlink

saat excel yang telah dibuat telah terhubung dengan word, kadang kita lupa menyimpan file excel tersebut berada dimana, padahal akan jauh lebih mudah dan rapih jika data yang ada di word diubah dari excel. (jika data excel telah di update, maka data di word hanya tinggal update link, jadi integritas data terjaga)

untuk mengantisipasi kejadian tersebut, office menyediakan fitur hyperlink untuk mengintegrasikan dokumen word dengan excel, hyperlink ini juga bisa digunakan dari aplikasi excel untuk menunjukan file word.

Hyperlink adalah shortcut, atau pintasan yang bisa kita buka langsung dari excel atau word secara langsung tanpa harus mencari file aslinya secara manual.

Mari kita coba buat hyperlink dari word ke excel

pertama-tama kita coba buat teks biasa terlebih dahulu di word

pilih teks yang ingin diberikan hyperlink, klik menu insert, lalu klik Link dalam group Links

pilih file apa yang ingin dibuka ketika tulisan yang di blok tadi di klik, lalu klik ok

tulisan yang tadi di blok akan berubah warna, artinya link tersebut telah aktif

ketika disorot dengan pointer, tulisan tersebut akan memberikan keterangan

kalau tulisan tersebut di klik sambil menekan CTRL di keyboard, tulisan tersebut akan menampilkan file yang tadi kita pilih sebelumnya, mungkin di beberapa device ada notifikasi ini, klik yes

karena penggunaan hyperlink ini berbahaya jika kita tidak tau link tersebut akan menuju kemana, tetapi karena hyperlink ini kita yang buat, jadi kita tau apa yang kita lakukan berarti hyperlink ini tidak berbahaya. setelah klik yes, word akan membuka file yang kita tautkan

Continue reading Integrasi Excel dan Word: Hyperlink

Integrasi data excel ke word

Persiapan data excel

Siapkan data berbentuk tabel di excel, tabel dibawah merupakan contoh tabel dengan 4 kolom dan 10 baris data

Pilih data yang akan di integrasikan dari excel ke word, dan salin(copy) data yang dipilih

Buka aplikasi word, klik tanda panah ke bawah, dibawah tombol paste di Group Clipboard dalam menu Home, setelah tanda panah ke bawah di klik, pilih Link & Keep Source Formatting, dapat juga memilih Link & Use Destination Styles yang berada di sebelah kanannya. (bagi yang tidak memiliki kedua fitur ini, dapat menggunakan cara paste special yang akan dijelaskan nanti)

Setelah diklik, coba ubah data yang ada di excel (jangan lupa tekan enter atau klik sembarang sel selain sel yang sedang dipilih), lalu dicek apakah data yang berada di word ikut berubah, jika masih belum berubah, klik kanan di tabel word, lalu klik update link.

Dengan menggunakan cara paste special

pada aplikasi word, jika tidak ada pilihan Link & Keep Source Formatting, atau Link & Use Destination Styles dapat juga dengan cara ini untuk mengintegrasikan excel ke word

lalu pilih Microsoft excel worksheet object, dan pilih paste link, lalu tekan ok

Setelah diklik, coba ubah data yang ada di excel (jangan lupa tekan enter atau klik sembarang sel selain sel yang sedang dipilih), lalu dicek apakah data yang berada di word ikut berubah, jika masih belum berubah, klik kanan di tabel word, lalu klik update link.

Continue reading Integrasi data excel ke word